Зберігання документних фондів є однією з базових фундаментальних проблем вітчизняного і світового фондознавства та напрямом практичної діяльності установ, що підтверджено низкою законодавчих і нормативно-правових актів національного і світового рівнів, усебічним аналізом наукових публікацій.

Розроблення теоретико-методичних засад зберігання документних фондів актуалізується за сучасних умов демократизації й інформатизації українського суспільства. Це дозволить запобігти існуючій суперечності, викликаній невідповідністю, з одного боку, між реальним зростанням ролі і значення збереження в забезпеченні доступу до фондів користувачів та сучасними можливостями задоволення їхніх інформаційних потреб існуючими документними ресурсами; з іншого – невідповідністю між потребами практики і відсутністю нових науково обгрунтованих підходів до зберігання бібліотечних фондів в умовах інформаційного середовища.

Аналіз практичного досвіду документ них фондів України різних типів і видів виявив недостатній рівень збереження документів короткотривалого, довготривалого і постійного (вічного) зберігання.

Серед об’єктивних і суб’єктивних чинників, які впливають на рівень зберігання документних фондів можна виділити: незадовільне матеріально-технічне і фінансове забезпечення цієї важливої ділянки діяльності; низький рівень інформаційної культури користувачів; непідготовленість персоналу до здійснення адекватної професійної діяльності по зберіганню фондів на всіх етапах його фондоформування і фондовикористання.

Слід зауважити, що існує залежність ефективного вирішення проблеми зберігання документних фондів від законодавчої бази, розробки нормативно-інструктивних матеріалів. Успішне формування системи зберігання документних фондів України забезпечується інформаційною політикою держави.

Вона конкретизується в прийнятті спеціальних законів України – “Про бібліотеки та бібліотечну справу” (2000), “Про обов’язковий примірник документів” (1999), інших нормативних актів – “Положення про систему депозитарного зберігання бібліотечних фондів України” (1997 р.), розробленні загальнодержавних і регіональних концепцій і програм – “Програма збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 рр.” (1999 р.) тощо.

Найважливішими умовами практичної реалізації гарантованого зберігання документних фондів України є систематичне та повноцінне фінансове і матеріально-технічне забезпечення, захищене статтями в державному та місцевих бюджетах.